Faktury otrzymane

1

Otwórz Excel i uruchom KSeF Monitor

Uruchom aplikację Microsoft Excel i otwórz dodatek KSeF Monitor:

Otwórz nowy lub istniejący skoroszyt Excel
Kliknij zakładkę Narzędzia główne w menu górnym
Kliknij przycisk KSeF Monitor w grupie "Dodatki"
Panel aplikacji otworzy się po prawej stronie okna Excel

2

Przejdź do strony "Faktury otrzymane"

W panelu aplikacji KSeF Monitor:

Na stronie startowej znajdź kafelek "Faktury otrzymane"
Kliknij w kafelek, aby przejść do strony pobierania faktur

Wymagany token KSeF
Aby korzystać z tej funkcji, musisz najpierw skonfigurować token autoryzacyjny KSeF. Zobacz instrukcję: Token KSeF

3

Panel Faktury otrzymane z opcjami wyboru zakresu dat

Wybierz zakres dat i pobierz faktury

Zdecyduj, z jakiego okresu chcesz pobrać faktury. Dostępne opcje:

Ostatni miesiąc - faktury z ostatniego pełnego miesiąca
Ostatnie 3 miesiące - faktury z ostatnich trzech pełnych miesięcy
Wszystkie dostępne - wszystkie faktury od 1 lutego 2026 r.
Własny zakres - wybierz konkretny rok i miesiąc (lub wszystkie miesiące)

Data startu KSeF
System KSeF został uruchomiony 1 lutego 2026 r. Faktury wystawione przed tą datą nie są dostępne w systemie.

Po wybraniu zakresu dat:

Kliknij przycisk "Pobierz faktury"
Aplikacja połączy się z systemem KSeF i pobierze dane
Zobaczysz komunikat o postępie pobierania
Po zakończeniu zostaniesz przekierowany do strony z potwierdzeniem

Automatyczne tworzenie arkusza

Aplikacja automatycznie:

Utworzy nowy arkusz Excel o nazwie typu "Faktury otrzymane 2026-02 do 2026-04"
Posortuje faktury chronologicznie (od najstarszych do najnowszych)
Doda separator między miesiącami dla lepszej czytelności
Ustawi odpowiednie formatowanie kolumn (szerokości, wyrównanie, typ danych)
Włączy autofilter do sortowania i filtrowania danych

4

Przeglądaj dane w arkuszu Excel

Gotowy arkusz zawiera wszystkie niezbędne informacje o fakturach:

Nagłówek - kolorowy wiersz z nazwami kolumn (niebieski tło, biały tekst)
Dane faktur - każda faktura w osobnym wierszu
Autofilter - kliknij strzałkę w nagłówku, aby sortować lub filtrować
Separatory - pogrubiona linia między miesiącami

Korzystanie z autofiltra
Kliknij ikonę strzałki w dowolnym nagłówku kolumny, aby:

Sortować dane rosnąco/malejąco
Filtrować według wartości (np. tylko faktury od konkretnego sprzedawcy)
Szukać konkretnych wartości

Co zawiera arkusz Excel - opis kolumn

Arkusz "Faktury otrzymane" zawiera 15 kolumn z kompletnymi informacjami o fakturach:

Kolumna	Nazwa	Opis
A	L.p.	Numer kolejny wiersza (1, 2, 3...)
B	Numer KSeF	Unikalny identyfikator faktury w systemie KSeF (35-36 znaków) Przykład: 1234567890-20260401-ABCDEF123456-AB
C	Nr faktury	Numer faktury nadany przez sprzedawcę Przykład: FV/2026/04/0123
D	Data wystawienia	Data wystawienia faktury w formacie RRRR-MM-DD Format: yyyy-mm-dd
E	Sprzedawca NIP	Numer NIP sprzedawcy (10 cyfr bez myślników)
F	Sprzedawca	Nazwa firmy sprzedawcy (jeśli dostępna w fakturze)
G	Nabywca NIP	Numer identyfikacyjny nabywcy NIP, PESEL lub inny identyfikator
H	Nabywca	Nazwa firmy nabywcy (jeśli dostępna w fakturze)
I	Netto	Wartość netto faktury (suma wszystkich pozycji bez VAT) Format liczbowy z 2 miejscami po przecinku
J	VAT	Kwota podatku VAT Format liczbowy z 2 miejscami po przecinku
K	Brutto	Wartość brutto faktury (Netto + VAT) Format liczbowy z 2 miejscami po przecinku
L	Waluta	Kod waluty (3 znaki) Przykład: PLN, EUR, USD
M	Typ	Typ faktury Np.: VAT, KOREKTA, ZALICZKA
N	Tryb	Tryb wystawienia faktury Np.: ONLINE, OFFLINE
O	Załączniki w KSeF	Informacja czy faktura ma załączniki Wartości: "Tak" lub "Nie"

Formatowanie automatyczne
Aplikacja automatycznie ustawia:

Kolumna A (L.p.) - format liczby całkowitej, szerokość 50 pkt
Kolumna B (Numer KSeF) - format tekstowy, szerokość 230 pkt (zachowuje myślniki)
Kolumna C (Nr faktury) - format tekstowy, szerokość 140 pkt
Kolumna D (Data wystawienia) - format daty yyyy-mm-dd, szerokość 100 pkt
Kolumna E (Sprzedawca NIP) - format tekstowy, szerokość 100 pkt
Kolumna F (Sprzedawca) - format tekstowy z zawijaniem wierszy, szerokość 230 pkt
Kolumna G (Nabywca NIP) - format tekstowy, szerokość 100 pkt
Kolumna H (Nabywca) - format tekstowy z zawijaniem wierszy, szerokość 230 pkt
Kolumny I, J, K (Netto, VAT, Brutto) - format liczbowy #,##0.00, szerokość 80 pkt
Kolumna L (Waluta) - format tekstowy, szerokość 60 pkt
Kolumna M (Typ) - format tekstowy, szerokość 80 pkt
Kolumna N (Tryb) - format tekstowy, szerokość 80 pkt
Kolumna O (Załączniki) - format tekstowy, szerokość 100 pkt

Praktyczne wskazówki

Szybkie wyszukiwanie faktur

Użyj Ctrl+F aby otworzyć okno wyszukiwania Excel
Użyj autofiltru aby filtrować faktury po sprzedawcy, dacie lub kwocie
Kliknij nagłówek kolumny aby posortować dane (np. od najnowszych do najstarszych)

Sumowanie kwot

Zaznacz komórki w kolumnie I (Netto), J (VAT) lub K (Brutto)
Suma pojawi się automatycznie na pasku stanu na dole okna Excel
Możesz też użyć funkcji =SUMA(I3:I100) aby obliczyć sumę dla zakresu

Eksport i analiza

Zapisz skoroszyt aby zachować dane (Ctrl+S)
Możesz skopiować dane do innych aplikacji (np. programu księgowego)
Użyj funkcji Excel jak tabele przestawne do zaawansowanej analizy

Aktualizacja danych

Aby pobrać najnowsze faktury, ponownie uruchom funkcję "Pobierz faktury"
Aplikacja utworzy nowy arkusz - możesz porównać dane lub usunąć stary arkusz
Każdy arkusz ma nazwę z zakresem dat, dzięki czemu łatwo je odróżnić

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Q: Czy mogę pobrać faktury z dowolnego okresu?

A: Tak, możesz pobrać faktury z dowolnego okresu, ale pamiętaj że system KSeF działa od 1 lutego 2026 r. Faktury wystawione przed tą datą nie są dostępne.

Q: Co oznacza komunikat "Więcej faktur dostępnych w KSeF"?

A: System KSeF może zwracać dane w porcjach (paginacja). Jeśli zobaczysz ten komunikat, oznacza to że w systemie jest więcej faktur niż zostało pobranych. Możesz uruchomić pobieranie ponownie lub zawęzić zakres dat.

Q: Dlaczego niektóre kolumny są puste?

A: Niektóre informacje mogą być opcjonalne lub niedostępne w poszczególnych fakturach. Na przykład nazwa sprzedawcy może nie być podana, jeśli w fakturze jest tylko NIP. Najważniejsze dane jak numer KSeF, kwoty i data są zawsze wypełnione.

Q: Czy mogę edytować dane w arkuszu?

A: Tak, możesz swobodnie edytować, sortować i formatować dane w arkuszu Excel. Pamiętaj jednak, że zmiany nie wpływają na dane w systemie KSeF - są one zapisane tylko lokalnie w Twoim skoroszycie Excel.

Q: Jak sprawdzić szczegóły pojedynczej faktury?

A: Skopiuj Numer KSeF z kolumny B, a następnie przejdź do strony "Szczegóły faktury" w aplikacji KSeF Monitor. Tam możesz pobrać pełną fakturę w formacie PDF lub XML. Zobacz: Szczegóły faktury

Q: Czy dane są bezpieczne?

A: Tak! Aplikacja KSeF Monitor łączy się bezpośrednio z oficjalnym API Ministerstwa Finansów używając Twojego tokena autoryzacyjnego. Dane są szyfrowane podczas przesyłania (protokół HTTPS) i zapisywane tylko lokalnie w Twoim skoroszycie Excel - nie przechowujemy ich na żadnych zewnętrznych serwerach.